Как малому бизнесу контролировать удаленных сотрудников

Мы прямо ощущаем лучи негатива от удаленщиков. Трепещем, но все равно публикуем эту статью о том, как контролировать удаленных сотрудников)

Ирина злилась: команда программистов, обещавшая запустить сайт компании в начале января, как-то странно себя вела. На вопросы о проекте отвечали размыто, переназначали сроки, полдня не брали трубку, но постоянно присутствовали во «ВКонтакте». После того, как менеджер отправила им письмо с напоминанием о подписанном договоре и неустойке, разработчики все же сдали проект, на неделю затянув сроки.

На мотивации далеко не уедешь

Вот пишем и слышим: «Фигня этот ваш контроль! Надо работать над мотивацией!», «Да вы не рабов себе нанимаете!». И с другого берега: «Наша компания теряет 15% денежных средств, выплачивая зарплату танкистам!».

Удаленные сотрудники не терпят жесткий контроль. Мало кто в твердом уме и здравой памяти согласится установить на свой компьютер всякие программы учета рабочего времени. Даже под заботливым соусом «Это поможет эффективно спланировать рабочий день с учетом твоих суточных биоритмов и вырасти до генерального директора».

Да, в идеальном мире у работника должна быть мотивация качественно выполнять работу, тогда и контролировать его не придется. Но мы же все люди. Покажите того, кто ни разу не прокрастинировал на рабочем месте?

Внутренняя и внешняя мотивация, безусловно, сильная штука. Но даже у джедаев случаются сбои. Поэтому продолжим говорить о контроле. Той самой кнопке, которая включается, когда у мотивации села батарейка.

Удаленно работают разные сотрудники: программисты, копирайтеры, интернет-маркетологи, онлайн-консультанты, видеомонтажеры, администраторы сайтов, верстальщики, дизайнеры. Если оплата идет за результат и установлены четкие сроки, то компании не столь важно, чем занимается ее сотрудник помимо проекта. Но когда компания платит за отработанные часы, а сотрудник в это время сидит в соцсетях — возмущение менеджеров понятно.

|Читайте также: Нематериальная мотивация: как мотивировать сотрудников работать бесплатно

Нехорошие симптомы: насторожитесь

• Самый простой способ — задайте сотруднику вопрос о состоянии работы. Попросите отправить черновик, эскиз или проект документа. По неуверенным интонациям в голосе, отказу показать готовый материал или рассказу о возможных трудностях вы сразу поймете: что-то не так.
• Попросите выйти в скайп «вотпрямщас», чтобы убедиться — сотрудник возле рабочего места.
• Загляните в CRM, где в любое время видно количество обработанных заявок, звонков, назначенных встреч.

Для контроля сотрудников, по моему мнению, больше всего подходит программа AMOCRM. Простой интерфейс, удобная система отчетности, возможность войти в систему с любого устройства.
Екатерина Казакевич, ProInstagram

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Выбор инструмента контроля зависит от размера компании, способа оплаты, особенностей работы. Например, кроме оплаты за рабочее время, компанию волнует и утечка конфиденциальных данных — слив базы конкурентам или передача логинов и паролей третьим лицам. Мы предложим вам разные способы, а что выбрать — решайте сами.

• Промежуточные проверки. Разбивайте задачу на мелкие отрезки и проверяйте выполнение каждого. Сотрудник показывает план, потом черновик, потом уже готовую работу
• Система штрафов. Жестко? Негуманно? А как показывает практика, востребовано.

Проще всего ставить удаленным сотрудникам чёткий дедлайн и за невыполнение работы в срок урезать % от оплаты. Чем больше времени «сгорает», тем больший % оплаты вычтут.
Екатерина Казакевич, ProInstagram

• Постоянный доступ к месту работы, если это возможно. Например, CRM, о которой мы писали выше. Как вариант, Wunderlist, Trello, Todoist и другие планировщики задач. В них можно загружать сырые результаты, присваивать задачам метки «важно», «срочно», «готово».
• Постановка KPI. Это показатели, которые оценивают эффективность работы:  количество заказов, обработанных заявок, отвеченных звонков, план продаж.
• Личное общение руководителя и удаленного сотрудника.

«Доказано, что один пятиминутный телефонный разговор может заменить десятки писем – собеседники слышат интонации друг друга, и им проще трактовать смысл произнесенных слов. Поэтому мы всегда рекомендуем руководителям на регулярной основе проводить короткие скайп-конференции со своими удаленными сотрудниками, в ходе которых можно обсуждать накопившиеся вопросы и ставить дальнейшие задачи».
Татьяна Грибкова, руководитель HR-бизнес-партнеров в России группы компаний Softline

• Специальные программы для учета рабочего времени и контроля сотрудников. Функционал программ разный: одни показывают, на каких сайтах и в каких приложениях работает человек, другие делают скрин монитора каждые 10 секунд и перехватывают все нажатия клавиш.

Как выбрать программу для удаленного контроля сотрудников

Это зависит от задач. Насколько точно вам нужно знать, чем работник занят в каждую минуту? Нужно ли вам обеспечить конфиденциальность информации? Необходимо ли вести видео и аудиозаписи на рабочем месте, делать скрины монитора?

Примеры более простых программ — CrocoTime, Yaware, Toggl. Из более сложных — Staffcop, Kikidler, TimeInformer, Битрикс24. Подобных инструментов много, и все перечислить мы не можем. Вот основные функции подобных программ:

• Анализ посещения всех сайтов, работы в приложениях и распределение их по категориям «продуктивные», «непродуктивные», «нейтральные».
• Тайм-трекинг —подсчет рабочего времени. Фиксируется активность за компьютером или длительность работы в конкретной программе.
• Онлайн-мониторинг компьютеров. В любое время вы можете увидеть, чем занимается ваш сотрудник.  
• Перехват нажатия клавиш (кейлоггер). Запоминает, какие клавиши нажимал сотрудник, копировал ли пароли и другую секретную информацию. Также показывает интенсивность нажатия.
• Формирование табеля учета рабочего времени. В него входят отпуска, больничные, праздники, переработки и прочее.

Да, на первый взгляд, впечатление не очень. Наручников и плетки, пожалуй, не хватает. Не усугубляйте 🙂 Все не так страшно. На практике подобные функции еще и помогают защитить сотрудника. Да-да, вы не ошиблись! Когда клиент начинает жаловаться на некомпетентность, всегда можно открыть запись разговора, посмотреть скрины и сделать справедливый вывод: кто прав, кто виноват.

Как объяснить сотрудникам необходимость применения программы? Вот что предлагают специалисты:

«Объяснить сотрудникам необходимость контроля, на мой взгляд, легко. В трудовом договоре стоит указать, что в компании используют аналитическую систему и сотрудник согласен с ее применением на рабочем месте. Не стоит рассматривать решение по контролю за сотрудниками как некую карательную систему за опоздание с обеденного перерыва или слишком частые «перекуры». В первую очередь, работодателю важно, чтобы нужный объем работы был выполнен качественно и в срок, а конфиденциальные данные не утекли к конкурентам. Именно в этом и поможет аналитическая система контроля, например, StaffCop Enterprise.»
Дмитрий Кандыбович, генеральный директор StaffCop

Заключение

Мотивация первична. Чем она выше, тем меньше сотрудник нуждается во внешних источниках контроля. Но без инструментов часто не обойтись, особенно, если удаленных сотрудников много.

На наш взгляд, разумное решение — официально разрешить сотрудникам тратить некоторое рабочее время на личные нужды. Не можешь предотвратить — возглавь. Или, в нашем случае, разреши официально.

Ну а об инструментах контроля мы рассказали. Да, это не панацея от лени и безалаберности, но эффективность работы с разумным использованием этих методов повысится.

---

Мы знаем, как писать отличные тексты. Напишем и для вас)

Оставьте заявку, мы ответим в течение рабочего дня.